06-11-2023
Studio Manager & Executive Assistant à MILAN, IT.
Wilmotte & Associés recherche actuellement un responsable de bureau pour rejoindre son équipe à Milan, en Italie. Ce rôle est essentiel pour assurer le bon fonctionnement du studio et constitue un point de contact crucial. Le poste consiste à superviser la gestion quotidienne des fonctions opérationnelles essentielles du bureau tout en fournissant un soutien exécutif à la direction du studio. Il existe également des opportunités de croissance professionnelle, notamment dans les domaines du marketing et des relations publiques.
- Excellente maîtrise de l'italien et de l'anglais, tant à l'écrit qu'à l'oral. La maîtrise du français est considérée comme un atout supplémentaire.
- Au moins deux ans d'expérience professionnelle ou une expérience équivalente dans les domaines de l'administration, de l'assistance exécutive, de la coordination ou des opérations.
- Vous avez le sens du détail, vous êtes responsable et vous aimez faire preuve de créativité tout en maintenant une communication écrite claire et efficace.
- Nous recherchons un candidats motivé, responsable, qui s'épanouit dans un environnement où les délais sont courts, et qui apprécie l'art, l'architecture, l'urbanisme et la recherche.
- Nous sommes à la recherche d'une personne désireuse d'évoluer au sein de notre entreprise en pleine expansion.
- Le candidat idéal doit être une personne sociable, dotée d'excellentes compétences interpersonnelles et capable de s'adapter à des situations imprévisibles.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PPT), en particulier Outlook/Entourage.
- Maîtrise de Zoom pour l'intégration du calendrier et les réunions.
- Maîtrise de la suite Adobe (InDesign, Illustrator, Acrobat) ou volonté d'apprendre.
- Connaissance de Bluebeam ou volonté d'apprendre.
- Solides compétences et sensibilité en matière de communication graphique/visuelle.
- Une certaine culture financière et des connaissances de base en matière de comptabilité sont un plus.
Nous recherchons une personne qui fait preuve de professionnalisme, qui possède de solides compétences en matière de résolution de problèmes et qui s’approprie ses responsabilités. L’aisance dans l’autogestion, la délégation et la collaboration est un atout majeur.
Il s’agit d’un poste à temps plein, en présentiel dans nos bureaux de Milan, du lundi au vendredi (9h30-18h30).
Fonctions Essentielles :
SOUTIEN ADMINISTRATIF & EXÉCUTIF :
Gestion de l’agenda :
- Gérer efficacement les agendas professionnels et personnels dynamiques du Principal, en collaborant avec le Principal pour gérer les demandes et priorités concurrentes.
- Planifier et initier des réunions à distance/Zoom.
- Envoyer des ordres du jour quotidiens, des rappels de réunions et surveiller les délais et la correspondance.
Administration du bureau (y compris, sans s’y limiter) :
- Réceptionner, trier et distribuer le courrier.
- Gérer les appels entrants pendant les heures de bureau.
- Coordonner les livraisons vers et depuis le bureau.
- Maintenir les fournitures de cuisine et de salle de bains.
- Effectuer un nettoyage de base.
- Planifier et suivre la maintenance de routine et coordonner les services de nettoyage.
- Préparer la salle de conférence pour les réunions en personne.
- Assurer la liaison avec le support technique en interne et à distance pour les problèmes informatiques, de serveur et d’imprimante.
- Effectuer une comptabilité légère et transmettre/suivre les factures pour le comptable.
Général :
- Tenir une grille des clients/projets en cours et suivre les heures.
- S’occuper de tâches administratives diverses liées aux projets.
- Aider à l’organisation des sorties trimestrielles du bureau, des dîners et des événements.
Le salaire sera basé sur l’expérience.
Veuillez postuler par e-mail avec une lettre de motivation, un CV et tout autre document que vous souhaitez inclure (comme un échantillon de rédaction) au format PDF